Binnenkomen
Elke entiteit heeft een eigen mailbox. Mails met een factuur worden een document, mails zonder bijlage gaan direct naar het archief. Dubbele bijlagen worden herkend.
Inkoopfacturen voor meerdere BV's
Van mailbox tot boeking in Exact Online.
Facturen komen per entiteit binnen, collega's beoordelen ze in hun eigen bakje en de boekhouder boekt ze met de PDF erbij in Exact. Alles onder één login, voor al je BV's.
Werkt met Exact Online. Geen installatie, je werkt in de browser.
- Gebouwd op Exact Online
- Meerdere entiteiten per login
- Bakjes per collega
- Leest e-facturen (UBL)
- Tweestapsverificatie
Hoe het werkt
Vier stappen, voor elke factuur hetzelfde.
Iedereen weet wat er van hem verwacht wordt. Niemand hoeft meer te vragen of een factuur al betaald mag worden.
Beoordelen
De factuur landt in het bakje van de vaste beoordelaar. Twijfel? Wijs hem toe aan een collega met een notitie erbij. Die krijgt een melding.
Goedkeuren
Eén klik en de factuur staat bij de boekhouder. Vaste maandfacturen binnen de bandbreedte keurt Approva zelf goed, met een notitie welke regel dat deed.
Boeken
De boekhouder ziet per entiteit wat klaar staat en boekt in Exact Online: inkoopboeking met grootboek, btw en kostenplaats, en de PDF eraan gekoppeld.
Functies
Gemaakt voor wie elke maand honderden facturen ziet.
Bakjes
Iedereen een eigen bakje, de boekhouder één per entiteit.
Je ziet in één oogopslag wat er op jou wacht. De tellers in het menu lopen mee, en na elke actie spring je door naar de volgende factuur.
- Mijn bakje, Te beoordelen, Te boeken, Geboekt en Archief
- Te boeken per entiteit, met een apart bakje voor nieuwe relaties
- Notities en een logboek per document: wie deed wat en wanneer
Beoordelen
De factuur naast de lijst. Klik, kijk, keur goed.
Klik op een factuur en de PDF opent direct naast de lijst. Met de pijltjestoetsen ga je naar de volgende. Ontbreekt er iets, dan zie je precies wat.
- PDF-viewer naast de lijst, zonder de lijst te verlaten
- Relatie, factuurnummer, datum, periode en bedragen aanvullen
- Boekstatus per factuur: incompleet, boekingsklaar of boeken mislukt
Automatisch
Boekingsprofielen en regels doen het herhaalwerk.
Sla de boeking van een relatie één keer op: grootboek, btw-code, kostenplaats en verdeling. De volgende factuur van die relatie staat dan al ingevuld. Vaste maandfacturen keurt een regel zelf goed.
- Boekingsprofiel per relatie per entiteit, met verdeling over meerdere regels
- Regel per relatie: bandbreedte, periode (maand, kwartaal, jaar) en maximum aantal facturen
- Notitie bij elke automatische goedkeuring, zodat je ziet waarom
Meerdere BV's
Al je entiteiten onder één login.
Wissel linksboven van entiteit, of kijk naar alles tegelijk. Per collega bepaal je welke entiteiten hij ziet. Elke entiteit hoort bij een eigen administratie in Exact Online.
- Entiteitkeuze linksboven, onthouden per organisatie
- Toegang per collega: alle entiteiten of een selectie
- Rollen beheerder, boekhouder en beoordelaar
Exact Online
Boeken met de PDF erbij, in de juiste administratie.
Relaties, grootboekrekeningen, btw-codes, kostenplaatsen en dagboeken haalt Approva uit Exact. Staat een leverancier er nog niet in, dan maakt de boekhouder hem vanuit Approva aan.
- Inkoopboeking met periode, factuurnummer en vervaldatum
- Meerdere facturen tegelijk boeken; incomplete worden overgeslagen
- Standaard inkoopdagboek per entiteit
Voor wie
Voor organisaties waar facturen langs meerdere mensen gaan.
Approva is gemaakt voor structuren met meerdere BV's, waar de beoordelaar iemand anders is dan de boekhouder.
Holdings en groepen
Een holding met werkmaatschappijen en vastgoed-BV's. Eén login, per BV een eigen mailbox, administratie en bakje voor de boekhouder.
Family offices
Privé, beleggingen en ondernemingen gescheiden, maar wel in één overzicht. Toegang per persoon, zodat iedereen alleen ziet wat bij hem hoort.
Administratiekantoren
Voor kantoren die voor meerdere klanten de inkoop verwerken, met de klant zelf als beoordelaar en het kantoor als boekhouder.
Veiligheid en privacy
Facturen zijn vertrouwelijk. Zo gaan we ermee om.
Tweestapsverificatie
Met een authenticator-app en herstelcodes. Een organisatie kan het voor alle leden verplicht stellen.
Toegang per entiteit
Per collega bepaal je welke entiteiten hij ziet. Dat geldt voor lijsten, tellers, documenten en bijlagen.
Bestanden niet openbaar
PDF's staan op een afgeschermde opslag en zijn alleen te openen door ingelogde leden met toegang tot die entiteit.
Logboek per document
Ontvangen, toegewezen, goedgekeurd, geboekt: elke stap staat met naam en tijd bij het document.
Koppeling per organisatie
De koppeling met Exact Online wordt versleuteld opgeslagen en hoort bij één organisatie.
Factuurherkenning Beta
Voor PDF's zonder e-factuur kan AI de gegevens voorlezen. Dit staat alleen aan als je het inschakelt, en ingevulde velden worden nooit overschreven.
Vragen
Veelgestelde vragen
Werkt Approva ook met andere boekhoudpakketten dan Exact Online?
Nu alleen met Exact Online. Elke entiteit in Approva hoort bij een administratie (divisie) in Exact.
Hoe komen facturen binnen?
Elke entiteit heeft een eigen mailbox-koppeling. Je stuurt facturen door, of laat je bestaande inbox ze automatisch doorsturen. Je kunt ook PDF's, foto's en UBL-bestanden uploaden.
Wat gebeurt er met mails zonder factuur?
Mails zonder bruikbare bijlage gaan direct naar het archief. Kleine afbeeldingen zoals logo's in een handtekening tellen niet als bijlage.
Leest Approva de gegevens van een factuur zelf uit?
E-facturen (UBL) worden volledig ingelezen. Voor gewone PDF's is herkenning met AI beschikbaar als beta. Je controleert de gegevens altijd zelf voordat je goedkeurt.
Kan ik bepalen wie wat ziet?
Ja. Je kiest per collega een rol (beheerder, boekhouder of beoordelaar) en welke entiteiten hij ziet. Beoordelaars kunnen geen relaties, profielen of regels aanmaken; dat doet iemand met boekrechten.
Wat als een leverancier nog niet in Exact staat?
Dan komt de factuur in het bakje Nieuwe relaties. De boekhouder maakt de crediteur vanuit Approva aan in Exact, met naam, btw- en KvK-nummer al ingevuld.
Zien hoe het werkt met jouw facturen?
We laten Approva zien met jullie eigen structuur van BV's en een paar echte facturen.